Stiftungssoftware auswählen: 5 Punkte, die vorher zu klären sind
Wer eine Stiftungssoftware sucht, beginnt meist mit einer Anbieter-Recherche und der Frage: Welcher Anbieter passt am besten zu uns? Häufig zeigt sich dann mitten im Auswahlprozess, dass grundlegende Fragen noch offen sind. Das kostet Zeit, denn wer recherchiert, entscheidet meistens nicht: Kommt im Gremium eine Frage auf, die niemand beantworten kann, wartet die Entscheidung bis zur nächsten Sitzung. Im ungünstigen Fall passt die eingeführte Lösung am Ende nicht zu den tatsächlichen Abläufen. Sinnvoller ist es deshalb, zuerst eine andere Frage zu stellen: Was müssen wir intern klären, bevor wir mit Anbietern sprechen?
Die folgenden fünf Punkte sind ein Auszug aus unserer Checkliste: Anforderungen an eine Stiftungssoftware.
1. Grundlagen in der eigenen Organisation klären
Bevor ein einziges Angebot eingeholt wird, lohnt es sich, innerhalb der eigenen Organisation Klarheit über einige grundlegende Punkte zu schaffen. So sollte beispielsweise festgelegt werden, welche Person für die Einführung verantwortlich ist, wie viel Zeit dieser Person hierfür zur Verfügung steht und wer letztendlich die Entscheidung über Anschaffung und Budget fällt.
Bleiben diese Fragen offen, lohnt es sich, zuerst dort weiterzuarbeiten. Ein Anbietergespräch ändert daran nichts.
Aus unserer Arbeit mit gemeinnützigen Organisationen seit 2009 wissen wir: Eine Person muss verantwortlich sein, genutzt wird die Software aber in der Regel vom ganzen Team. Akzeptiert wird sie nur, wenn alle, die später damit arbeiten, von Anfang an beteiligt sind, mindestens aber die wichtigsten Nutzerinnen und Nutzer. Wer eine Software nur vorgesetzt bekommt, trägt sie selten mit. Es lohnt sich deshalb, das Team schon beim Aufschreiben der Anforderungen einzubeziehen.
2. Die heutigen Abläufe beschreiben
Im nächsten Schritt sollte feststehen, welches Problem die Software eigentlich lösen soll. Zwei Fragen helfen dabei mehr als jede Funktionsübersicht: Was kostet heute am meisten Zeit? Und was bereitet immer wieder Schwierigkeiten? Wer zuerst die Funktionslisten der Anbieter vergleicht, statt den eigenen Bedarf zu klären, kauft am Ende, was gut aussieht, statt was tatsächlich gebraucht wird.
Konkret heißt das: Was läuft heute über Excel-Tabellen, E-Mail-Verteiler oder Papier, und wo entsteht dadurch Mehrarbeit oder Fehleranfälligkeit? Hilfreich ist es außerdem, sich noch einmal genau mit den bestehenden Abläufen auseinanderzusetzen, und zwar bis zum Abschluss: Mittelabruf, Auszahlung, Verwendungsnachweis und Fristen gehören dazu. Oft fallen hier genaue Beschreibungen schwer, da sich Abläufe über Jahre in verschiedenen Bereichen eingespielt haben, ohne dass sie einmal festgehalten wurden.
Erst wenn diese Ist-Analyse steht, lässt sich sinnvoll bewerten, ob eine Software wirklich weiterhilft.
3. Klare Grenzen bei Wünschen ziehen
Nach diesem zweiten Schritt ist es wichtig herauszuarbeiten, was die Software konkret bieten soll. Doch eine Wunschliste an Funktionen schreibt sich leicht und wächst fast von selbst. Deshalb hilft es, zuerst festzulegen, was die Software nicht leisten soll. Die Buchhaltung, die anderswo gut aufgehoben ist? Die Spendenverwaltung, für die es bereits ein Werkzeug gibt? Wer diese Grenze früh zieht, hat einen Maßstab, an dem sich jede spätere Idee messen lässt.
Hilfreich kann hierbei eine Einteilung nach Muss-, Soll- und Kann-Kriterien sein. Eine Priorisierung nach zwingend erforderlichen Muss-Kriterien, wichtigen, aber verhandelbaren Soll-Kriterien und komfortablen, aber verzichtbaren Kann-Kriterien verhindert, dass am Ende ein Anbieter ausgewählt wird, der zwar viele Extras bietet, aber ausgerechnet bei einer unverzichtbaren Funktion schwächelt.
4. Datenschutz von Anfang an mitdenken
Datenschutz gehört von Anfang an auf die Liste. Wer Fördermittel vergibt, verarbeitet personenbezogene Daten von Antragstellenden, Projektpartnern, Gutachtenden und Zustiftern. Viele Organisationen stellen deshalb jedem Anbieter früh dieselben Fragen:
- Wo stehen die Server, und wer betreibt sie?
- Werden Daten bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt, und lässt sich das konkret belegen?
- Stellt der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit?
- Lassen sich Rechte so vergeben, dass Gutachtende nur ihren Teil sehen?
Wer diese Fragen erst nach der Entscheidung stellt, riskiert einen aufwendigen Nachbesserungsprozess oder im schlimmsten Fall einen erneuten Systemwechsel.
5. Anbieterprüfung
Abschließend ist auch der Blick auf den Anbieter und seine Referenzen ein ausschlaggebender Punkt. Wie ist das Unternehmen aufgestellt, welche Erfahrung bringt es mit vergleichbaren Organisationen mit, und lassen sich Referenzkunden kontaktieren? Gerade im gemeinnützigen Sektor, der eigene rechtliche und organisatorische Besonderheiten hat, macht es einen Unterschied, ob ein Anbieter branchenspezifische Erfahrung mitbringt oder eine allgemeine Unternehmenssoftware anbietet. Drei bis vier Anbieter in der engeren Wahl reichen. Wer allen dieselben Fragen stellt und um schriftliche Antworten bittet, kann die Angebote anschließend vergleichen.
Zwei Fragen, die zu selten gestellt werden
Bei aller Konzentration auf Funktionsumfang und Preis geraten zwei Punkte oft in den Hintergrund, die sich später als besonders wichtig erweisen:
- Was passiert bei Vertragsende? Welche Daten erhält die Organisation in welchem Format, und bis wann? Und wie lange werden die Daten danach aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden? Ein Vertrag, aus dem man nicht mit den eigenen Daten wieder herauskommt, ist keine Wahl, sondern eine Bindung.
- Läuft die Software beim Anbieter oder auf eigenen Servern? Im zweiten Fall kommen Serverbetrieb, Sicherungen und Wartung hinzu, die in keinem reinen Lizenzpreis enthalten sind. Für den Kostenvergleich macht das einen großen Unterschied.
Fazit
Eine fundierte Wahl beginnt nicht mit dem Vergleich von Anbietern, sondern mit der eigenen Organisation: mit einer verantwortlichen Person, einem klaren Budget, einer bewussten Abgrenzung dessen, was die Software nicht leisten soll, und einem realistischen Bild der bestehenden Abläufe. Wer diese Punkte vorab klärt, stellt Anbietern die richtigen Fragen und trifft am Ende eine Entscheidung, die auch nach der Einführung noch trägt.
Alle Fragen aus diesem Beitrag und viele weitere enthält unsere Checkliste „Anforderungen an eine Stiftungssoftware“. Sie führt durch 84 Fragen in zwei Teilen: Teil A beantworten Sie einmal für Ihre Organisation, Teil B stellen Sie jedem Anbieter, den Sie in die engere Wahl nehmen. Die Checkliste lässt sich am Bildschirm ausfüllen und im Team oder im Gremium weitergeben.
Checkliste: Anforderungen an eine Stiftungssoftware herunterladen
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