Funktionen und Module

• AlphaFoundation® bietet Online basierte Antragsformulare und damit eine Abfrage von individuellen Daten eines Antragstellers bzw. Projektpartners.
• Anträge werden zunächst als „kurze“ Anträge durch den Projektpartner auf der dedizierten Antragsplattform erstellt.
• Die Stiftung kann diesen Antrag – nach Einreichung – prüfen und bei Bedarf über die Umwandlung in einen „ausführlichen“ Antrag weitere Informationen abfragen.
• Anträge werden im Rahmen einer Zusage als Projekte übernommen und erhalten so weitere Felder und Bereiche zur Bearbeitung und digitalen Begleitung des Projekts.
• Sowohl Mitarbeiter der Stiftung als auch die Projektpartner haben jederzeit Zugriff und je nach Status, Lese- und/oder Schreibrechte.
• Über eine „Wiedervorlage-Funktion“ können zu beliebigen Zeitpunkten bestimmte Daten durch die Stiftung freigegeben und durch den Projektpartner korrigiert oder ergänzt werden.
• Der generelle Fokus von AlphaFoundation® liegt auf einer zentralen Plattform, die gemeinsames und ortsunabhängiges Bearbeiten und Einsehen von jeglichen Daten ermöglicht.

• Onlinebasierte Beurteilungsformulare bieten umfassende Möglichkeiten Anträge zu bewerten.
• Dabei erfolgt die Beurteilung nach einem vorgegebenen Raster mit zusätzlichen individuellen Eingabemöglichkeiten.
• Beurteilungen können durch eine oder mehrere Personen erfolgen – auch durch externe Beurteiler.
• Eine Unterteilung in „Vorprüfung“ – für eine erste Einschätzung – und „Beurteilung“ – zur finalen Entscheidungsfindung – ist bereits vorgegeben und kann bei Bedarf genutzt werden.

• AlphaFoundation® ermöglicht das zentrale erfassen, strukturieren und verwalten von einer Vielzahl von unterschiedlichen Daten und Werten.
• Ob Daten aus Antragsformularen, Projekten, Berichten, Zahlungen oder Beurteilungen – Daten stehen zur individuellen Auswertung bereit.
• Über Dynamische Auswertungen können Stiftungsmitarbeiter selbständig auf sämtliche Daten des Systems zugreifen und in eigenen Auswertungen zusammenstellen und analysieren.
• Auswertungen können dabei für alle Bereiche und in unterschiedlichen Darstellungen erstellt werden.
• Listen geben Informationen individuell zusammengestellt wieder.
• Übersichten verknüpfen unterschiedliche Daten und Dimensionen in neuen Ansichten – so stehen hier neben Tabellen auch Diagramme zur Verfügung.
• Einzelne Auswertungen können mit anderen zusammengefasst werden, um so z.B. Monatliche Management-Summaries mit wenigen Klicks jederzeit aktuell zu erstellen.
• Bei der Erstellung einer Auswertung stehen neben dem auszuwertenden Bereich, diverse, individuelle Filter und Felder zur Verfügung.
• Alle Auswertungen und zusammengefassten Auswertungen können zudem als PDF, .csv und Worddokument exportiert werden – damit können die Daten auch in anderen Systemen oder Dokumenten weiter verwendet werden.

• AlphaFoundation® bietet individuelle Vorlagen für E-Mails und Dokumente, die Sie selbst anlegen und bearbeiten können.
• E-Mails können dabei innerhalb eines Projekts erstellt werden oder Projekten nachträglich zugewiesen werden.
• Empfangene E-Mails landen in einer zentralen Mailbox und können von dort weiter bearbeitet und beantwortet werden.
• Dokumente werden innerhalb von Projekten erstellt und sind dort jederzeit abrufbar.
• E-Mails und Dokumente können darüber hinaus durch die Verwendung von Variablen auf viele Daten aus Projekte zugreifen.
• So lassen sich individuelle Briefvorlagen erstellen und jederzeit in Projekten nutzen.

• Listenansichten innerhalb von AlphaFoundation® lassen sich nach unterschiedlichen Werten filtern und durchsuchen.
• Listen, ob gefiltert oder ungefiltert, lassen sich jederzeit als Excel und PDF exportieren.
• Anträge und Projekte, sowie Berichte lassen sich zusätzlich als PDF oder Word-Dokument exportieren.
• Zusammen mit den Dynamischen Auswertungen lassen sich so viele Daten aus dem System auch in anderen Anwendung weiter nutzen, z.B. für Präsentationen oder separat geführte Listen in der Buchhaltung.

• Eine umfangreiche Dateiverwaltung erlaubt es innerhalb von Projekten und Berichten beliebige Anlagen hochzuladen.
• Dateien lassen sich im Anschluss einfach kategorisieren und in Ordnern zusätzlich strukturieren.
• Interne Dateien können in speziellen Ordnern abgelegt werden, sodass sie für Projektpartner nicht sichtbar sind, während gemeinsame Ordner für beide Seiten zur Verfügung stehen.

• Auch das Berichtswesen für laufende Projekte lässt sich in AlphaFoundation® abbilden.
• Hierzu stehen unterschiedliche Berichtstypen, wie Zwischenberichte, Status- und Schlussberichte zur Verfügung – jeweils mit unterschiedlichen Berichtsfeldern.
• Diese Berichte können individuell in Projekten durch Stiftungsmitarbeiter angelegt und anschließend vom Projektpartner ausgefüllt und eingereicht werden.
• Stiftungsmitarbeiter können die Berichte einsehen und eigene Kommentare und Anmerkungen in den Berichten eintragen.
• Individuelle Berichtszeiträume und eine Erinnerungsfunktion runden das Berichtswesen ab.

• AlphaFoundation® bietet innerhalb eines Projekts direkt die Möglichkeit eine erste Projektplanung vorzunehmen.
• Dazu können übergeordnete Projektphasen erstellt werden, sowie einzelne Meilensteine oder Aufgabenpakete.
• Aufgabenpakete können Projektphasen zugeordnet werden, mit weiteren Details, wie einem Zeitraum, einer Deadline und einer Beschreibung sowie Zuständigkeit versehen werden.
• Zudem können Aufgabenpakete miteinander verknüpft und somit Abhängigkeiten von einzelnen Aufgaben erstellt werden.
• In einer späteren Ausbaustufe, werden zudem detaillierte Ansichten und weitere Detail-Eintragungen ermöglicht – starten Sie aber jetzt schon mit der Planung und halten Sie Ihre Projekte gesammelt und zentral in AlphaFoundation® im Blick.

• AlphaFoundation® ermöglicht ebenfalls das Erfassen ihres Stiftungsbudgets.
• Für das Budget stehen Haupt- und auf Wunsch Unterkategorien zur Erfassung der Budgets bereit.
• Innerhalb der Budgets werden zugesagte Projekte mit ihren Fördersummen mit den Budgetposten verrechnet, so ergibt sich immer ein aktueller Überblick über vorhandenes Jahres- bzw. Monatsbudgets sowie dem jeweiligen Restbudget.
• Über die Darstellung des tatsächlichen Standes bietet das Budgetmodul noch 2 Planungsansichten.
• Im “Planbudget” können Sie mit dem vorhandenen Budget verschiedene Szenarien skizzieren. Wie verhält sich das Restbudget, wenn Anträge eines bestimmten Status mit den Förderbeiträgen zugesagt werden? Wie sieht das Budget aus, wenn bestimmte Werte nicht mit einberechnet werden?
• Daraus lassen sich Handlungsempfehlungen erstellen oder Restbudgets exakt für das Budgetjahr planen.
• In der “Cashflow”-Ansicht können tatsächliche bzw. geplante Zahlungen dem Jahresbudget der Stiftung gegenübergestellt werden.
• So lässt sich neben der Planung in Bezug auf Förderbeiträge auch eine Bewertung auf Basis von tatsächlichen Zahlungen und damit verbundenem Finanzfluss erstellen.

Die Software steht aktuell in folgenden Sprachen zur Verfügung:

• Deutsch (Schweiz)
• Deutsch (Deutschland)
• Englisch
• Französisch
• Italienisch

Weitere Sprachen können jederzeit ergänzt werden.