Funktionen und Module
Unsere jahrelange Erfahrung und der aktive Austausch mit Stiftungen haben uns gezeigt, worauf es den Menschen hinter den Stiftungen bei Ihrer täglichen Arbeit ankommt und was Ihnen die Administration erleichtert. Deshalb bieten wir Ihnen durch unsere zusätzlichen Funktionen und Module weitere Möglichkeiten, die Software perfekt auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Folgende Module stehen dafür aktuell zur Verfügung:
Standard Funktionen und Module
- AlphaFoundation® bietet Online basierte Antragsformulare und damit eine Abfrage von individuellen Daten eines Antragstellers bzw. Projektpartners.
- Anträge werden zunächst als „kurze“ Anträge durch den Projektpartner auf der dedizierten Antragsplattform erstellt.
- Die Stiftung kann diesen Antrag – nach Einreichung – prüfen und bei Bedarf über die Umwandlung in einen „ausführlichen“ Antrag weitere Informationen abfragen.
- Anträge werden im Rahmen einer Zusage als Projekte übernommen und erhalten so weitere Felder und Bereiche zur Bearbeitung und digitalen Begleitung des Projekts.
- Sowohl Mitarbeiter der Stiftung als auch die Projektpartner haben jederzeit Zugriff und je nach Status, Lese- und/oder Schreibrechte.
- Über eine „Wiedervorlage-Funktion“ können zu beliebigen Zeitpunkten bestimmte Daten durch die Stiftung freigegeben und durch den Projektpartner korrigiert oder ergänzt werden.
- Der generelle Fokus von AlphaFoundation® liegt auf einer zentralen Plattform, die gemeinsames und ortsunabhängiges Bearbeiten und Einsehen von jeglichen Daten ermöglicht.
- Onlinebasierte Beurteilungsformulare bieten umfassende Möglichkeiten Anträge zu bewerten.
- Dabei erfolgt die Beurteilung nach einem vorgegebenen Raster mit zusätzlichen individuellen Eingabemöglichkeiten.
- Beurteilungen können durch eine oder mehrere Personen erfolgen – auch durch externe Beurteiler.
- Eine Unterteilung in „Vorprüfung“ – für eine erste Einschätzung – und „Beurteilung“ – zur finalen Entscheidungsfindung – ist bereits vorgegeben und kann bei Bedarf genutzt werden.
- AlphaFoundation® ermöglicht das zentrale erfassen, strukturieren und verwalten von einer Vielzahl von unterschiedlichen Daten und Werten.
- Ob Daten aus Antragsformularen, Projekten, Berichten, Zahlungen oder Beurteilungen – Daten stehen zur individuellen Auswertung bereit.
- Über Dynamische Auswertungen können Stiftungsmitarbeiter selbständig auf sämtliche Daten des Systems zugreifen und in eigenen Auswertungen zusammenstellen und analysieren.
- Auswertungen können dabei für alle Bereiche und in unterschiedlichen Darstellungen erstellt werden.
- Listen geben Informationen individuell zusammengestellt wieder.
- Übersichten verknüpfen unterschiedliche Daten und Dimensionen in neuen Ansichten – so stehen hier neben Tabellen auch Diagramme zur Verfügung.
- Einzelne Auswertungen können mit anderen zusammengefasst werden, um so z.B. Monatliche Management-Summaries mit wenigen Klicks jederzeit aktuell zu erstellen.
- Bei der Erstellung einer Auswertung stehen neben dem auszuwertenden Bereich, diverse, individuelle Filter und Felder zur Verfügung.
- Alle Auswertungen und zusammengefassten Auswertungen können zudem als PDF, .csv und Worddokument exportiert werden – damit können die Daten auch in anderen Systemen oder Dokumenten weiter verwendet werden.
- AlphaFoundation® bietet individuelle Vorlagen für E-Mails und Dokumente, die Sie selbst anlegen und bearbeiten können.
- E-Mails können dabei innerhalb eines Projekts erstellt werden oder Projekten nachträglich zugewiesen werden.
- Empfangene E-Mails landen in einer zentralen Mailbox und können von dort weiter bearbeitet und beantwortet werden.
- Dokumente werden innerhalb von Projekten erstellt und sind dort jederzeit abrufbar.
- E-Mails und Dokumente können darüber hinaus durch die Verwendung von Variablen auf viele Daten aus Projekte zugreifen.
- So lassen sich individuelle Briefvorlagen erstellen und jederzeit in Projekten nutzen.
Zu unseren neuesten Funktionen gehört das Dashboard. Diese Einstiegsseite für unsere Software ermöglicht Ihnen einen flexiblen und optimalen Einstieg. Hier können Sie aus vorgefertigten Auswertungen und Ansichten (Widgets) auswählen und sich so mit allen Informationen versorgen, die für Sie als Einstieg wichtig sind. So hilft das neue Dashboard Ihnen dabei unsere AlphaFoundation® Software vom ersten Klick an optimal zu nutzen.
- Listenansichten innerhalb von AlphaFoundation® lassen sich nach unterschiedlichen Werten filtern und durchsuchen.
- Listen, ob gefiltert oder ungefiltert, lassen sich jederzeit als Excel und PDF exportieren.
- Anträge und Projekte, sowie Berichte lassen sich zusätzlich als PDF oder Word-Dokument exportieren.
- Zusammen mit den Dynamischen Auswertungen lassen sich so viele Daten aus dem System auch in anderen Anwendung weiter nutzen, z.B. für Präsentationen oder separat geführte Listen in der Buchhaltung.
- Eine umfangreiche Dateiverwaltung erlaubt es innerhalb von Projekten und Berichten beliebige Anlagen hochzuladen.
- Dateien lassen sich im Anschluss einfach kategorisieren und in Ordnern zusätzlich strukturieren.
- Interne Dateien können in speziellen Ordnern abgelegt werden, sodass sie für Projektpartner nicht sichtbar sind, während gemeinsame Ordner für beide Seiten zur Verfügung stehen.
Im Antragsteller-Bereich findet sich eine optimale Übersicht über registrierte Nutzer, sowie deren Anträge und Kontaktdaten. Darüber hinaus können hier Registrierungen aktiviert/deaktiviert werden und somit Nutzer freigeschaltet werden oder deren Passwörter zurückgesetzt werden.
Dazu gibt es die Möglichkeit zu einzelnen Nutzern individuelle Notizen zu erstellen. So sind z.B. Gesprächsnotizen zur internen Verwendung und Dokumentation ein hilfreiches Instrument im Arbeitsalltag.
Neben den Übersichten gibt es mit dem CRM-Modul auch die Möglichkeit Anträge und Projekte einfach an neue Nutzer zuzuweisen, z.B. wenn Ansprechpartner auf Antragstellerseite wechseln oder deren Zugänge sich ändern.
- Auch das Berichtswesen für laufende Projekte lässt sich in AlphaFoundation® abbilden.
- Hierzu stehen unterschiedliche Berichtstypen, wie Zwischenberichte, Status- und Schlussberichte zur Verfügung – jeweils mit unterschiedlichen Berichtsfeldern.
- Diese Berichte können individuell in Projekten durch Stiftungsmitarbeiter angelegt und anschließend vom Projektpartner ausgefüllt und eingereicht werden.
- Stiftungsmitarbeiter können die Berichte einsehen und eigene Kommentare und Anmerkungen in den Berichten eintragen.
- Individuelle Berichtszeiträume und eine Erinnerungsfunktion runden das Berichtswesen ab.
- AlphaFoundation® bietet innerhalb eines Projekts direkt die Möglichkeit eine erste Projektplanung vorzunehmen.
- Dazu können übergeordnete Projektphasen erstellt werden, sowie einzelne Meilensteine oder Aufgabenpakete.
- Aufgabenpakete können Projektphasen zugeordnet werden, mit weiteren Details, wie einem Zeitraum, einer Deadline und einer Beschreibung sowie Zuständigkeit versehen werden.
- Zudem können Aufgabenpakete miteinander verknüpft und somit Abhängigkeiten von einzelnen Aufgaben erstellt werden.
- In einer späteren Ausbaustufe, werden zudem detaillierte Ansichten und weitere Detail-Eintragungen ermöglicht – starten Sie aber jetzt schon mit der Planung und halten Sie Ihre Projekte gesammelt und zentral in AlphaFoundation® im Blick.
- AlphaFoundation® ermöglicht ebenfalls das Erfassen ihres Stiftungsbudgets.
- Für das Budget stehen Haupt- und auf Wunsch Unterkategorien zur Erfassung der Budgets bereit.
- Innerhalb der Budgets werden zugesagte Projekte mit ihren Fördersummen mit den Budgetposten verrechnet, so ergibt sich immer ein aktueller Überblick über vorhandenes Jahres- bzw. Monatsbudgets sowie dem jeweiligen Restbudget.
- Mit dem globalen Budget lassen sich jahres- oder monatsbasiert Fördersummen erfassen. Dadurch lässt sich jederzeit ein Überblick über die Entwicklung des Stiftungsbudgets einsehen.
- In der “Cashflow”-Ansicht können tatsächliche bzw. geplante Zahlungen dem Jahresbudget der Stiftung gegenübergestellt werden.
- So lässt sich neben der Planung in Bezug auf Förderbeiträge auch eine Bewertung auf Basis von tatsächlichen Zahlungen und damit verbundenem Finanzfluss erstellen.
Die Software steht aktuell in folgenden Sprachen zur Verfügung:
- Deutsch (Schweiz)
- Deutsch (Deutschland)
- Englisch
- Französisch
- Italienisch
Weitere Sprachen können jederzeit ergänzt werden.
- Interne Aufgaben anlegen
- Aufgaben gezielt Kollegen oder anderen Nutzern der Stiftung zuweisen
- Erinnerungen an Aufgaben automatisch per Mail erhalten
Detaillierte Budgets erfassen, sowohl für die gesamte Projektlaufzeit als auch über mehrere Jahre
Erweiterte Funktionen und Module
Für die perfekte Vorbereitung einer Stiftungsratssitzung sind unter Umständen die unterschiedlichsten Listen, Auswertungen und Dokumente notwendig. Damit Sie diese auch zur Dokumentation innerhalb von AlphaFoundation® zur Verfügung haben, können Sie zur Vor- und Nachbereitung eine entsprechende Sitzung im System anlegen. Hier können Daten wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer der Sitzung auch entsprechend nötige Unterlagen hinterlegt und Agendapunkte in einem Freitextfeld erfasst werden. Zudem kann über ein optionales Eingabefeld auch ein Protokoll im System erfasst werden.
- Grundlegende Bedingungen abfragen, noch bevor ein Antrag gestellt wird
- Bei korrekter Auswahl zum Antragsformular weiterleiten und bei falscher Auswahl einen entsprechenden Text mit Informationen hinterlegen
Durch die standardisierte Ausrichtung der Formulare, wird bereits ein Großteil möglicher Felder und Abfragen an Informationen abgedeckt. Sollten die vorhandenen bzw. zur Verfügung stehenden Felder dennoch nicht ausreichen, können zusätzliche Felder bei Bedarf integriert werden.
Standardmäßig bietet das System einen Antragsprozess mit einem Kurzantragsformular. Dieses Kurzantragsformular kann bei Bedarf in einen ausführlichen Antrag umgewandelt werden.
Benötigen Sie zusätzliche Formulare, können weitere und abweichende Formulare problemlos integriert werden. Letzteres bietet sich beispielsweise für die Abfrage unterschiedlicher Informationen für verschiedene Förderbereiche an.
In einer Dachstiftung werden mehrere Stiftungen mit unterschiedlicher Ausrichtung gemeinsam geführt – mit übergeordneter Administration, Auswertungen und Beschlüssen. Mandanten dieser Dachstiftungen sind eigenständige Stiftungen, die einer Dachstiftung zugewiesen sind. Diese Mandanten-Stiftungen weisen alle Merkmale, Prozesse und Auswertungen regulärer Stiftungen auf – mit eigenen Nutzergruppen und Außenauftritten. Um auch dieser Stiftungsart gerecht zu werden kann zu den regulären Pakten Standard oder Business das Modul «DACHSTIFTUNG / MANDANTEN» hinzugefügt werden.
Verbinden Sie unterschiedliche Projekte von unterschiedlichen Förderpartnern zu Rahmenprojekten. Damit schaffen Sie für sich als Stiftung noch mehr Struktur und Überblick. Häufig kommt es vor, dass Projekte unterschiedlicher Partner für Sie als Stiftung zu einem größeren Ganzen gehören und flexibel zusammengefasst werden sollen, ohne dass die Förderpartner oder -projekte dabei vermischt werden. Über Rahmenprojekte können Sie dies einfach realisieren.
Damit unsere Software-Lösung wirklich alle Anforderungen der verschiedenen Stiftungen erfüllen kann, arbeitet unser Team unaufhörlich an neuen Funktionen und Modulen sowie an der Optimierung der bestehenden Lösung. Die Anregungen einzelner Stiftungen und aus den „Roundtable-Treffen“ werden hier genauso berücksichtigt, wie generelle Entwicklungen der Softwarebranche und Internet-Technologie.
